Рекомендации по организации конференций, презентаций

Одним из наиболее эффективных методов привлечения клиентов и партнеров на сегодняшний день является стала организация конференций и семинаров, симпозиумов, выставок и пресс-конференций. Однако все эти мероприятия можно охарактеризовать общей концепцией делового мероприятия. Они могут быть не только деловыми, официальными, но могут быть презентациями новых продуктов или праздничными мероприятиями.

Организацию конференций или организацию презентаций нужно доверять профессионалам. Самостоятельная попытка собрать несколько сотен участников для успешной презентации, задача очень сложная. Необходим практический опыт в решении множества организационных вопросов. Только в этом случае вы получите безупречную организацию конференции или другого важного мероприятия. Цель деловых мероприятий - обсуждение ключевых событий в работе компании, получение актуальной информации. Такие встречи удобны для руководителей крупных компаний, которым сложно поговорить со всеми лично, а деловое мероприятие поможет каждому пообщаться в деловой обстановке.

1. Позаботьтесь о создания комфорта на конференциях

Организация качественных конференций - тяжелая работа. Если вам приходилось отвечать в своей компании за подобные мероприятия, то имейте в виду, что максимальное количество людей, о которых вы можете «заботиться» и что-то не упустить, составляет 30-40 человек. Если у вас сотни участников, особенно если они творческие и импульсивные люди, найдите помощников.

В идеале должна быть составлена сводная таблица с подробной и точной хронологией всех моментов мероприятия, вплоть до перемещения участников от одной точки к другой, времени и места сбора. Убедитесь, что у ответственных есть все необходимые номера телефонов и информация о перемещении участников.

2. Запомните детали

Хорошо ли ваши спикеры подготовили свои выступления и презентации? Отлично! Но не забудьте подготовиться и для выступления гостей. Еще раз проверяем все необходимое оборудование, изображение на проекторе, четкий звук. Закупаем напитки на столах, канцелярские товары.

Организация высшего пилотажа - учитывает индивидуальные потребности каждого участника. Если ваш гость не ест, например, мяса, то вы заработаете дополнительные баллы, обращая внимание на такие желания.

3. Помните свои цели

Что вы хотите получить после мероприятия? Новые предложения, информирование своих партнеров о новых продуктах, проектах, достижениях и так далее. Что для этого нужно? Составьте список дел (чек-лист) и следите за их выполнением.

Программу следует составить с учетом специфики мероприятия и основных индивидуальных пожеланий участников. Чем полнее и точнее ответы на все вышеперечисленные вопросы, тем более качественный сервис может быть предложен.